Ogłoszenie nr 510002254-N-2020 z dnia 08-01-2020 r.
Zarząd Lokali Miejskich: Dokupienie licencji na ilość skanowanych stron do posiadanego przez Miasto Łódź narzędzia OCR wraz z serwisem oraz modernizacja i serwis systemu DocuSafe.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego
Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
nie
Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Lokali Miejskich, Krajowy numer identyfikacyjny 36375254600000, ul. Al. Tadeusza Kościuszki  47, 90-514  Łódź, woj. łódzkie, państwo Polska, tel. 42 628 70 00, e-mail zamowienia@zlm.lodz.pl, faks -.
Adres strony internetowej (url): www.zlm.lodz.pl/przetargi
I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dokupienie licencji na ilość skanowanych stron do posiadanego przez Miasto Łódź narzędzia OCR wraz z serwisem oraz modernizacja i serwis systemu DocuSafe.
Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):
DZP.26.1.377.2019
II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi
II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Dokupienie licencji na ilość skanowanych stron do posiadanego przez Miasto Łódź narzędzia OCR wraz z serwisem oraz modernizacja i serwis systemu DocuSafe, a w szczególności: 1) modernizacja Systemu DOCUSAFE zgodnie z Warunkami Technicznymi stanowiącymi załącznik nr 1 do umowy, 2) serwis DocuSafe, 3) wsparcie wdrożeniowe Systemu, 4) przygotowanie instrukcji instalacji, 5) zdalne wsparcie Zamawiającego w czasie testów Systemu, 6) świadczenie usług serwisowych do dostarczonych przez Wykonawcę komponentów Systemu w zakresie zapewnienia aktualizacji, patch’y i uaktualnień dla dostarczanych przez Wykonawcę komponentów, na warunkach opisanych w § 8 projektu umowy.
II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:
nie
II.5) Główny Kod CPV: 48218000-9

SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie z wolnej ręki
III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów
nie
III.3) Informacje dodatkowe:
SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 18/12/2019
IV.2) Całkowita wartość zamówienia
Wartość bez VAT 105500.00
Waluta PLN
IV.3) INFORMACJE O OFERTACH
Liczba otrzymanych ofert:  1
w tym:
liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw:  1
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej:  0
liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną:  0
IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0
IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie:
nie

Nazwa wykonawcy: COM PAN SYSTEM Sp. z o.o., ul. Pęcicka 42 01-688 Warszawa
Email wykonawcy:
Adres pocztowy:
Kod pocztowy:
Miejscowość:
Kraj/woj.: mazowieckie

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą:
tak
Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej:
nie
Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej:
nie
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM
Cena wybranej oferty/wartość umowy 117538.80
Oferta z najniższą ceną/kosztem 117538.80
Oferta z najwyższą ceną/kosztem 117538.80
Waluta: PLN
IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa
Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom
tak

Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: 12 %
IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna
Postępowanie prowadzone jest w trybie  z wolnej ręki  na podstawie art. 67ust. 1 pkt. 1 lit. a) i b)  ustawy Pzp.
IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Uzasadnienie zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki przy udzielaniu zamówienia na świadczenie serwisu i modernizacji systemu DocuSafe wraz z dokupieniem licencji na ilość skanowanych stron przy pomocy narzędzia OCR. Zarząd Lokali Miejskich (ZLM) jako jednostka budżetowa odpowiedzialna jest za zarządzanie i administrowanie zasobem gminnym Miasta Łódź, Skarbu Państwa oraz Nieruchomościami Współwłasnymi i Prywatnymi. Do tego celu niezbędny jest system informatyczny który usprawnia zarządzanie danymi windykacyjnymi w jednej z największych baz zasobów komunalnych w Polsce. Narzędzie takie w postaci aplikacji DocuSafe autorstwa firmy COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. zostało zakupione w 2017 r. na podstawie umowy nr 457/2017 z dnia 30.11.2017r. W tamtym czasie zakupiona aplikacja posiadała funkcjonalności, które na ówczesny czas były wystarczające dla Zamawiającego. Dostęp do kodów źródłowych oraz prawną i faktyczną możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w systemie posiada wyłącznie firma COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. W efekcie aplikacja DocuSafe eksploatowana przez Zarząd Lokali Miejskich stanowi rozwiązanie autorskie firmy COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. Dokumentacja programu COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. w zakresie opisu struktur, powiązań, procedur i funkcji działania algorytmów jest przedmiotem ochrony jako informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania DocuSafe oraz do dokonywania modyfikacji tego oprogramowania przysługują, zgodnie z zapisami udzielonej licencji oraz obowiązujących w zakresie ochrony praw autorskich przepisów, jedynie firmie COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o., która może ingerować w kod źródłowy programu. Zamawiający w żaden sposób nie może naruszyć ochrony informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (ochrona praw autorskich). Główną przesłanką zamówienia z wolnej ręki jest ochrona autorskich praw majątkowych firmy COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o., która jest wykonawcą i autorem programu DocuSafe. Posiada pełne prawa autorskie zarówno osobiste jak i majątkowe w rozumieniu art. 16 i art. 17 ustawy z dnia 04.02.2016r o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2019, poz. 1231 t.j. ze zmianami) i jako autor ma jedyne prawo do dokonywania zmian w powyższym oprogramowaniu, jest wyłącznym dysponentem usług serwisu i aktualizacji systemu stosownie do treści przepisów ww. ustawy, w szczególności polegających na ochronie kodów źródłowych systemu. Praktycznie niespotykane jest zezwolenie producenta oprogramowania na ingerencję osób trzecich w kod źródłowy systemu przy zachowaniu jakiejkolwiek gwarancji prawidłowego działania systemu ze strony jego producenta. Skutkiem udzielania uprawnień do niekontrolowanych modyfikacji byłoby bowiem ponoszenie przez jego producenta oraz samego użytkownika systemu ogromnego ryzyka awarii spowodowanych ingerencją w kody źródłowe systemy, które mogłyby doprowadzić w efekcie do długotrwałych przerw w działalności użytkowników tych systemów. Nabywanie majątkowych praw autorskich lub licencji na modyfikację może być uzasadnione w niektórych przypadkach, jednak wymagałoby ogromnej wiedzy zarówno w zakresie programowania, obsługi baz danych, funkcjonowania i architektury tych systemów co nie zmniejszyłoby jednak ryzyk opisanych powyżej. W związku z powyższym przedmiotem niniejszego postępowania jest serwis oraz modernizacja aplikacji DocuSafe w okresie od 01.01.2020 do 31.12.2021 wraz z dokupieniem licencji na ilość skanowanych stron do posiadanego przez Miasto Łódź narzędzia OCR. Dokupienie dodatkowej licencji umożliwi Zamawiającemu przetwarzanie coraz większej liczby danych windykacyjnych, które zostaną zdygitalizowane i umieszczone w aplikacji DocuSafe Zamawiającego. Zamawiający nie zawęża w żaden sposób parametrów zamówienia, ani nie wprowadza do opisu przedmiotu zamówienia jakichkolwiek innych elementów, który miałyby ograniczać konkurencje. Ograniczenie to w przedmiotowym przypadku wynika wprost z faktu, iż rzeczywistą i istotną potrzebą Zamawiającego jest zapewnienie ciągłości funkcjonowania aplikacji DocuSafe oraz jej rozbudowa o konwertowanie szerszej bazy dokumentów. Mając na uwadze powyższe Zamawiający przyjął, że nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Z przyczyn obiektywnych oraz wynikających ze stanu prawnego podpisanej umowy z firmą COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. nie istnieją przesłanki które umożliwiają zlecenie serwisu i modernizacji systemu DocuSafe wraz z dokupieniem licencji na ilość skanowanych stron przy pomocy narzędzia OCR innej firmie niż COM-PAN SYSTEM Sp. z o.o. W związku z powyższym ZLM jest zmuszony przeprowadzić postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a) i b) ustawy Prawo zamówień publicznych.