Ogłoszenie nr 510282223-N-2019 z dnia 30-12-2019 r.
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu: Przedłużenie usług świadczonych dla programów Vulcan

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego
Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
nie
Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak
Numer ogłoszenia: 550246862-N-2019
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, Krajowy numer identyfikacyjny 22287361000000, ul. Namysłowska  8, 50-304  Wrocław, woj. dolnośląskie, państwo Polska, tel. 71 777 90 23, e-mail cui@cui.wroclaw.pl, faks -.
Adres strony internetowej (url): www.bip.cui.wroclaw.pl
I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przedłużenie usług świadczonych dla programów Vulcan
Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):
CUI-DNZ.320.29.2019
II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi
II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Przedmiotem zamówienia jest przedłużenie usług świadczonych dla programów Vulcan tj. zadanie nr 1 : Wsparcie serwisowe, aktualizacja oprogramowania firmy Vulcan: Finanse Optivum, (Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT, Zamówienia Publiczne, Inwentarz) Zadanie nr 2: Przedłużenie wsparcia Centralny VAT wraz z udzieleniem licencji Zadanie nr 3: Przedłużenie dostępu do aplikacji w wersji archiwalnej dla aplikacji VULCAN Finanse (Fionet) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załącznikach do Zaproszenia.
II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:
tak
II.5) Główny Kod CPV: 72250000-2

Dodatkowe kody CPV: 48442000-8
SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie z wolnej ręki
III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów
nie
III.3) Informacje dodatkowe:
Zostało opublikowane ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy dnia 15.11.2019 pod numerem: 550246862-N-2019
SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
CZĘŚĆ NR: 1   
NAZWA: Wsparcie serwisowe, aktualizacja oprogramowania firmy Vulcan: Finanse Optivum, (Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT, Zamówienia Publiczne, Inwentarz)
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 18/12/2019
IV.2) Całkowita wartość zamówienia
Wartość bez VAT 151219.51
Waluta PLN
IV.3) INFORMACJE O OFERTACH
Liczba otrzymanych ofert:  0
w tym:
liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej:  0
liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną:  0
IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0
IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie:
nie

Nazwa wykonawcy: VULCAN Sp. z o.o.
Email wykonawcy:
Adres pocztowy: ul. Wołowska 6
Kod pocztowy: 51-116
Miejscowość: Wrocław
Kraj/woj.: dolnośląskie

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą:
tak
Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej:
nie
Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej:
nie
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM
Cena wybranej oferty/wartość umowy 53200
Oferta z najniższą ceną/kosztem 53200
Oferta z najwyższą ceną/kosztem 53200
Waluta: PLN
IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa
Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom
nie

Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom:
IV.8) Informacje dodatkowe:

CZĘŚĆ NR: 2   
NAZWA: Przedłużenie wsparcia Centralny VAT wraz z udzieleniem licencji
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 18/12/2019
IV.2) Całkowita wartość zamówienia
Wartość bez VAT 42276.42
Waluta PLN
IV.3) INFORMACJE O OFERTACH
Liczba otrzymanych ofert:  0
w tym:
liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej:  0
liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną:  0
IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0
IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie:
nie

Nazwa wykonawcy: VULCAN Sp. z o.o.
Email wykonawcy:
Adres pocztowy: ul. Wołowska 6
Kod pocztowy: 51-116
Miejscowość: Wrocław
Kraj/woj.: dolnośląskie

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą:
tak
Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej:
nie
Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej:
nie
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM
Cena wybranej oferty/wartość umowy 51700
Oferta z najniższą ceną/kosztem 51700
Oferta z najwyższą ceną/kosztem 51700
Waluta: PLN
IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa
Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom
nie

Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom:
IV.8) Informacje dodatkowe:

CZĘŚĆ NR: 3   
NAZWA: Przedłużenie dostępu do aplikacji w wersji archiwalnej dla aplikacji VULCAN Finanse (Fionet)
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 18/12/2019
IV.2) Całkowita wartość zamówienia
Wartość bez VAT 14634.15
Waluta PLN
IV.3) INFORMACJE O OFERTACH
Liczba otrzymanych ofert:  0
w tym:
liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej:  0
liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną:  0
IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0
IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie:
nie

Nazwa wykonawcy: VULCAN Sp. z o.o.
Email wykonawcy:
Adres pocztowy: ul. Wołowska 6
Kod pocztowy: 51-116
Miejscowość: Wrocław
Kraj/woj.:

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą:
tak
Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej:
nie
Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej:
nie
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM
Cena wybranej oferty/wartość umowy 16800
Oferta z najniższą ceną/kosztem 16800
Oferta z najwyższą ceną/kosztem 16800
Waluta: PLN
IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa
Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom
nie

Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom:
IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna
Postępowanie prowadzone jest w trybie  zamówienia z wolnej ręki  na podstawie art. 66 w zw. z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. b  ustawy Pzp.
IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Zadanie 1, 2 i 3: Zamawiający w celu realizacji zadań związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w mieście Wrocław korzysta na oprogramowania firmy Vulcan odpowiednio są to programy Finanse Optivum oraz aplikacja w chmurze Finanse oraz Centralny VAT. Program Vulcan Finanse Optivum zwana dalej Optivum został wdrożony w 2007. Dostęp do aplikacji Finanse zwaną dalej Fionet został wdrożony w 2016 roku Dostęp do aplikacji Centralny VAT został wdrożony na podstawie umowy z 2017 roku. Konieczność wdrożenia zaawansowanej aplikacji finansowej była podyktowana zmieniającymi się warunkami gospodarczymi i prawnymi. Zarówno program Optivum, aplikacja Fionet i Centralny VAT w momencie wdrożenia były niezbędnymi narzędziami do obsługi wszystkich powierzonych zadań przez ówczesny Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich dla których to oprogramowanie było zakupione i wdrożone. Wykazane oprogramowanie jest oprogramowaniem specjalistycznym – wytworzonym przez producenta dla określonych grup odbiorców jakimi są jednostki oświatowe i dostosowanym w trakcie wdrożenia na potrzeby zamawiającego wynikających ze specyfiki prowadzonej działalności. Zamawiający nabył licencję Optivum dożywotnio z corocznym przedłużeniem wsparcia i aktualizacji oprogramowania, w czasie której jest dostosowywane do aktualnych wymagań legislacyjnych zarówno w obszarze regulacji lokalnych jak i ogólno państwowych. Aplikacje Fionet i Centralny VAT zostały udostępnione na okres roku i są sukcesywnie przedłużane na kolejne lata. Zamawiający w każdym z wymienionych przypadków z uwagi na ochronę autorskich praw majątkowych do eksploatacji oprogramowania nie miał możliwości zagwarantowania sobie prawa do ingerencji w kody źródłowe aplikacji. System Finanse Optivum jest wielomodułowym systemem dostępnym w powszechnej dystrybucji, którego oferowane funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby Zamawiającego w skład którego wchodzą Księgowość, Rozrachunki, Kasa, Faktury, Rejestr VAT, Zamówienia Publiczne, Inwentarz. Licencja na dostęp do aplikacji Fionet zawiera serwisowanie i wszelkie aktualizacje aplikacji. Fionet jest oprogramowaniem ogólnodostępnym w powszechnej dystrybucji, którego funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby zamawiającego w zakresie wszystkich jednostek wskazanych w umowie licencyjnej. Aplikacja jest oprogramowaniem z którego korzystanie jest przewidziane za pośrednictwem Internetu pod wskazanym adresem internetowym od dnia zawarcia umowy. Obecnie obowiązująca jest wykorzystywana zarówno przez Zamawiającego jak i jednostki oświatowe podlegające bezpośrednio pod Departament Edukacji w Urzędzie Miasta Wrocław. Aplikacja realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu centralizacji rozliczania podatku VAT gminy Wrocław w obszarze jednostek oświatowych. Aplikacja Fionet jako usługa internetowa świadczona przez wytwórcę korzysta z wtyczki graficznej Silverlight® firmy Microsoft instalowanej w każdej przeglądarce internetowej. Z końcem roku 2017 wtyczka ta przestała być wspierana przez firmę Microsoft, co pociągnęło za sobą konsekwencje braku możliwości rozwoju aplikacji o funkcjonalności wymagane m.in. przez Zamawiającego. Firma Vulcan Sp. z o.o. aby zapewnić rozwój aplikacji zachowując wszystkie funkcjonalności Aplikacji Finanse dokonała zmiany nakładki graficznej wskazanej aplikacji. W związku wyłączeniem aplikacji Fionet obecnie potrzebny dostęp do wersji archiwalnej aplikacji zgodnie z zasadą zachowania danych przez okres pięciu lat. Licencja na dostęp do aplikacji Centralny VAT również zawiera serwisowanie i wszelkie aktualizacje aplikacji. Centralny VAT jest oprogramowaniem ogólnodostępnym w powszechnej dystrybucji, którego funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby zamawiającego w zakresie wszystkich jednostek wskazanych w umowie licencyjnej. Aplikacja jest oprogramowaniem z którego korzystanie jest przewidziane za pośrednictwem Internetu pod wskazanym adresem internetowym od dnia zawarcia umowy. Aplikacja realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu centralizacji rozliczania podatku VAT gminy Wrocław w obszarze jednostek oświatowych. Dla programu Optivum, Fionet oraz Centralny VAT dostęp do kodów źródłowych oraz prawną i faktyczną możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w systemie posiada wyłącznie VULCAN Sp. z o.o. W efekcie obecnie eksploatowane w/w oprogramowanie przez CUI i jednostki dodatkowe stanowi rozwiązanie autorskie firmy VULCAN Sp. z o.o. zmodyfikowane w stosunku do wersji pierwotnie wdrożonej dostosowane do potrzeb Zamawiającego, w tym zmieniających się przepisów prawa. Dokumentacja Optivum, Fionet, Centralny VAT w zakresie opisu struktur, powiązań procedur, funkcji i działania algorytmów jest przedmiotem ochrony jako informacja stanowiąca tajemnice przedsiębiorstwa VULCAN Sp. z o.o. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania Optivum, Fionet, Centralny VAT oraz do dokonywania modyfikacji tego oprogramowania przysługują Wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. W związku z powyższym przedmiotem niniejszego postępowania jest kontynuacja świadczonych dotychczas usług utrzymania i dostępu do aplikacji Finansowych dla programów Vulcan Optivum, aplikacji Fionet, oraz aplikacji Centralny VAT w celu zapewnienia bieżącej realizacji zadań przez CUI. W ramach tych usług jest bieżące rozliczanie finansowe jednostek oświatowych z którymi CUI ma podpisane umowy o świadczenie wyżej wskazanych usług, w tym wsparcia merytorycznego i technicznego, w zakresie obsługi wskazanych jednostek. Usługi te powinny być dostosowywane do zmieniających się uwarunkowań, w szczególności udostępniania nowych wersji systemu wynikających ze zmian przepisów prawa, ulepszeń wynikających z pracy własnej Wykonawcy, wykonywanie zmian funkcjonalnych. W ramach świadczonych usług, konieczne jest dokonywanie modyfikacji oprogramowania. Tym samym wymaga to nie tylko specjalistycznej wiedzy, lecz także znajomości systemu i doświadczenia w jego utrzymaniu. W zaistniałym stanie faktycznym i prawnym zachodzą przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, ponieważ istnieją obiektywne przyczyny techniczne, dla których udzielenie zamówienia jest możliwe wyłącznie na rzecz wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. Oprogramowanie Optivum, Fionet, Centralny VAT są rozwiązaniami złożonymi, pracownicy CUI oraz jednostki oświatowe będące w obsłudze CUI jak również podlegające bezpośrednio pod Departament Edukacji przy Urzędzie Miasta Wrocław wykorzystuje każdego ze wymienionych programów w celu zapewnienia usług finansowych. Oprogramowanie Optivum, Fionet, Centralny VAT jest dostosowane do obsługi procesów biznesowych wewnątrz CUI, oprogramowanie jako rozwiązanie kompleksowe jest narzędziem złożonym z warstw dostępu do danych, prezentacji oraz warstwy logiki biznesowej. W chwili obecnej systemy zawierają ogromne ilości danych zgromadzone w kilku bazach danych, a samo wytworzenie dostępu do danych i zaprogramowanie logiki biznesowej wymaga doświadczenia i wiedzy merytorycznej we wskazanych zakresie potrzebnych w zakresie wymaganych przez Zamawiającego. W utrzymanie i rozwój systemów jest zaangażowana firma Vulcan Sp. z o.o. posiadająca wiedzę i doświadczenia w zakresie dotychczas dokonanych zmian w stosunku do pierwotnych założeń systemów, a także jest odpowiedzialna za obecny kształt systemu, będących wynikiem pracy realizowanych w ramach utrzymania sytemu od roku 2007 dla Optivum i od roku 2016 dla Fionet oraz od roku 2017 dla Centralnego VAT’u. Zapewniając bieżące wsparcie systemu zespół w sposób nieustanny musi bazować na wiedzy o architekturze i strukturze oprogramowania. W związku z tym, jak zapisano wcześniej producent wskazanego oprogramowania zgodnie z zapisami udzielonej licencji oraz obowiązujących w zakresie ochrony praw autorskich przepisów prawa jako jedyny może ingerować w kod źródłowy w/w oprogramowania. Zamawiający w żaden sposób nie może naruszyć ochrony informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa (ochrona praw autorskich). Ponadto ewentualna ingerencja programistyczna wymagałaby długotrwałego projektu, który nie daje gwarancji jego powodzenia, bez wiedzy którą posiada Wykonawca. Biorąc pod uwagę rozmiar systemu i jego rozwiązania funkcjonalne, które w sposób bieżący i ciągły są dostosowywane do potrzeb zamawiającego, jak i do zmieniających się przepisów prawnych celem zachowania ciągłości świadczenia usług przez CUI na chwilę obecną jedynych zdolnym podmiotem do zrealizowania przedmiotowego zamówienia zgodnie z uzasadnionymi potrzebami zamawiającego jest Vulcan Sp. z o.o. U podstaw takiej oceny nie leży subiektywne przekonanie zamawiającego, lecz ustalenie, że w danych czasie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący wstanie zrealizować zamówienie, bez naruszenia praw autorskich. Wdrożenie nowego systemu wiązałaby się z pełnym szkoleniem wszystkich użytkowników (pracowników 223 jednostek) obecnych systemów z zakresu obsługi potencjalnie nowego oprogramowania. Nowe rozwiązanie wiązałoby się również z koniecznością przeprowadzenia migracji danych między systemami, za czym idzie ryzyko niepoprawnego zmapowania danych między systemami. Co mogłoby skutkować brakiem ciągłości danych między systemami w kolejnych latach użytkowania. Mając na uwadze powyższe nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.